Poco a poco las correos electrónicos ya no son simples comunicaciones entre dos usuarios, sino que se han ido convertido en tareas que nos imponen ya sea en el trabajo, en nuestro hogar o en nuestro ocio. Somos muchos los que hacemos de nuestros mail, nuestro gestor de tareas.
Os vamos a mostrar las tres mejores aplicaciones que desde nuestro punto de vista, nos harán la vida más fácil, haciendo que seamos más productivos, efectivos y eficaces a través de la gestión de nuestros mails.
Mailbox
Vamos a empezar con Mailbox, sólo vamos a hacer hincapié en la función de gestión de los mail como tareas, no vamos a profundizar en otros aspectos de la aplicación. Este programa es muy fácil de utilizar e intuitivo. Vamos a realizar un proceso desde que nos llega un mail hasta finalizarlo como una tarea.
Cuando abrimos Mailbox, lo primero que hacemos es ver si hemos recibido algún correo. Cuando se ha actualizado la bandeja de entrada automáticamente y vemos que tenemos un mail que nos manda información sobre una acción que tenemos que realizar en un futuro próximo, debemos de elegir entre tres opciones bien diferenciadas para gestionarlo.
La primera de todas es introducir el mail en una lista. El uso de listas de tareas es el más común para conseguir ser más productivos, podemos crearlas por ejemplo como «tareas de hoy», «tareas pendientes», o haciendo referencia a las actividades como «trabajo», «personal», «citas»… ya es cuestión de ver como nos organizamos cada uno en particular. Estas listas podemos chequearlas directamente, gestionándolas una vez que las hayamos finalizado o archivado.
La segunda opción es la de poder realizar la tarea en una línea del tiempo, en la que podrás enviar la acción entre las categorías de «el día de hoy», «por la noche», «mañana», «esta semana» o en «una fecha concreta». Nos organizaremos en función del tiempo, esta opción es muy util, para los mail importantes que debemos ver más tarde y no queremos que se nos quede en el fondo de nuestros mails.
La última opción es la visualización de los mails, como un gestor habitual de correos electrónicos, en la que podremos archivar para guardar el mail en una carpeta en concreto o dar la tarea como finalizada.
Lo que más me gusta de Mailbox es la rapidez a la hora de realizar todas estas operaciones, haciendo que dediquemos muy poco tiempo a la gestión de nuestros mails como tareas, facilitando nuestra forma de controlar el tiempo. Y lo que menos me gusta de Mailbox es que hasta ahora sólo se puede gestionar tus cuentas de gmail, iCloud y Yahoo, todavía no se puede configurar cuentas IMAP, esperamos que en próximas actualizaciones podamos tener todas nuestras cuentas.
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Mail Pilot
Ahora toca hablar de Mail Pilot, un gestor de mail como tareas que personalmente me gusta mucho, ya que ademas de contar con aplicaciones para el iPhone y iPad, contamos con una aplicación nativa para OS X, con una interfaz muy intuitiva y muy bien cuidada.
La aplicación funciona bajo la presunción de que todos los mensajes que llegan a nuestra bandeja de entrada están «incompletos», a partir de aquí empezamos a gestionar nuestros mail. Una vez que los recibimos, se pueden hacer cuatro cosas :
- Lo guardamos para otro día.
- Lo enviamos a la basura indefinidamente.
- Lo añadimos a una lista de tareas específica.
- Lo marcamos como un acción realizada, archivada o eliminada.
A la hora de gestionar nuestros mail como tareas, podemos destacar los siguientes puntos:
- Podemos organizar nuestros mail basándonos en el estado del mensaje como incompleto, completo o como recordatorios.
- Podemos gestionar un conjunto de mails sobre una misma temática o asunto como listas de tareas.
Los correos entrantes los gestionamos automáticamente como tareas con casillas de verificación que nos obligan a actuar sobre ellos, organizándolos en listas, dejando el mensaje para una fecha en concreto, marcándolo como completa.
Lo bueno de Mail Pilot, es la sincronización a través de la nube entre todas sus plataformas para Mac, iPhone y iPad, pudiendo ver todos tus mail y tareas desde cualquier parte con la tranquilidad que se ha actualizado en todos tus dispositivos.
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Boxer
Finalizamos con Boxer, es otra de la aplicaciones de nueva generación que gestionan nuestros mail como tareas y nos hace utilizar de una nueva forma los correos electrónicos. Es compatible con Gmail, Yahoo, iCloud, AOL, Outlook, Hotmail y IMAP. También se integra a la perfección con Box, Dropbox, y ahora Everynote, por lo que puedes añadir imágenes, enlaces y documentos directamente desde la aplicación al redactar a un correo electrónico.
Destacamos de Boxer la inclusión de un icono específico para tareas «To-Do», con el que podrás organizar todas tus acciones desde esta opción. Esta es la función principal que vamos a destacar. Desde el panel emergente que puede hacer las cosas habituales, como el marcado de spam, mover, archivar o borrar su mensaje, también puede crear una tarea. Esta función mueve el mensaje seleccionado a la bandeja de entrada de su lista personal de tareas dentro de Boxer.
Podemos hacer también uso de la opción «Request» con la que se puede pedir ayuda a otros compañeros que usen también bóxer para que hagan ciertas tareas enviadas vía correo, definiendo prioridades y tiempos de cumplimiento de estas.
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Estos son tres de los mejores aplicaciones que hemos utilizado para hacer más ágil nuestro día a día, creando tareas de nuestros mails. Si conoces de más app que nos ayuden a ser más eficaces, no dudes y déjanos tu comentario.
